メタバース×インナーコミュニケーション Vol.02 コミュニケーションサロン設置のススメと活用方法

企業が長期間経営を続けるためには、良好な社内コミュニケーションが重要です。同じ部署の社員だけでなく、他部署の社員や役員までのコミュニケーションが活発になることで、生産性向上や業務効率化などにつながります。

また、社員にとって自分が企業を理解したり思っていることを相談できたりできる環境であれば、自分を理解してもらえる可能性が高まり、自分自身を成長させやすい環境になります。少子化や高齢化が進む日本において、今後さらに人材確保が難しくなります。そのため、社員一人ひとりの満足度をあげ離職率を下げることが企業にとって重要です。

今回ご紹介するコミュニケーションサロンは社員の満足度向上のほかに、社員一人ひとりの思いを把握できることから人材育成につながることもあります。このように、コミュニケーションサロンには企業にとってさまざまなメリットがあり活用方法も豊富にあるのです。

しかし、実際にリアルの世界でコミュニケーションサロンを設置すると、スペースの問題や膨大なコスト、時間などを要してしまいます。そのため本稿ではメタバースなどの仮想空間上に、コミュニケーションサロンを設置したことを前提に活用方法を説明していきます。

コミュニケーションサロンとは

コミュニケーションサロンとは、コミュニティルームや会議室、インターネットを使った会員制の集まりのことです。フランスにおいて、上流階級で集まる交流会のことをサロンといい、日本でもサロンといった言葉が使われるようになりました。

コミュニケーションサロンは、参加した人だけが閲覧できる内容や非公開の内容などさまざまなジャンルで運営されています。

企業内においてのコミュニケーションサロン活用方法とは

新型コロナの影響やテレワーク推進が進むことで対面でのコミュニケーションが減っているものの、企業内でも社内SNSやバーチャルオフィスツール、メタバースなどを導入して、コミュニケーションサロンが活用されるケースが増えています。企業によって活用方法が異なりますが、主なスペースは次の5種類です。

それでは、それぞれのスペースの特徴やメリットについて説明をしていきます。

自己紹介スペース

他部署の社員を知る機会は意外に少ないものです。しかし、他部署の社員のことをより知ることで業務効率化にもつながってきます。例えば、営業部署であればマーケティングの部署や商品担当の部署、経理などと普段から連携が取れていないとスムーズな業務ができなくなります。

業務内容を理解していても、それぞれの担当者がどのような人で何を考えているかまでは把握するのは困難です。そこで、自己紹介スペースを設けることによって他部署の社員がどのような人かを理解することが可能です。

さらに、中途採用や異動などでメンバーが変わった時でもリアルタイムにどのような人が入社したかがわかります。このため、新しい部署に配属されたばかりであったり入社したばかりの人でも、周りの人がいち早く自分のことを覚えてくれるため仕事をしやすい環境が出来上がります。

雑談スペース

一人ひとりの人間性や性格まで把握するためには、業務上の話では十分ではありません。雑談スペースを設けることによって、普段業務中に見せないようなことを把握できる場合もあります。また、気軽に話せるスペースがあることによってより業務に集中できるといった効果も期待できます。

お仕事相談スペース

普段なかなか仕事において相談をできないことがあるでしょう。そこで、限られたメンバーだけでコミュニケーションサロンを設置することにより日頃なかなか相談できないことも話しやすい環境ができます。相談をすることによって気持ちがより楽になって仕事に打ち込めるようになったり、上司にとっても部下が考えていることを理解しやすかったりなどさまざまなメリットが挙げられます。

役員とのコミュニケーションスペース

一般社員が役員と話せる機会はほとんどありません。もし、機会があったとしてもなかなか本心を話すことは難しいのではないでしょうか。しかし、コミュニケーションサロンであれば閉鎖した場であり社内での緊張感もないことから、話しやすい環境ができる可能性があります。

経営者が持っている経営目標や経営理念などを頭ではわかっていても、具体的に理解するのは難しい場合があります。そこで、役員が社員とコミュニケーションをとる場があることで社員がより会社が求めていることを理解しやすくなるのです。

社員が企業の求める目標や人材を理解することで、正しく評価されていることがわかりモチベーションが上がる可能性があります。このことで、離職率が下がり人材の確保にもつながります。

社内勉強会

新人研修や社内研修会など人材育成においてさまざまな研修方法があります。社内勉強会のメリットとしてある程度業務を経験している人たちが社内だからこそ話せる意見を交換できる場といったことが挙げられます。それぞれに取り組んでいることや成功例、失敗例をお互いに交換しあうことでこれまで以上に業務に対して幅ができます。

例えば、営業担当者であればほかの営業担当者が取り組んでいることや商品開発担当者のこれまでの経験を聞くことによって、これまでと違った話をクライアントにできるようになります。

他部署や工場などにいる担当者ともコミュニケーションサロンであれば意見交換が可能で、リアルタイムな情報を知ることもできます。商品開発者が取り組んでいることを営業担当者がクライアントに話したり、営業担当者がクライアントから聞いた消費者のニーズを商品快活者に伝えるなどさまざまな勉強をできる場として活用が可能です。

コミュニケーションサロンを設置するべき理由とは

コミュニケーションサロンを設置するべき理由として、次の点が挙げられます。

クローズドなコミュニティである

コミュニケーションサロンは、クローズドであることが特徴です。そのため、設定した人しか入ることができません。そのため、仕事の相談をしたり役員とコミュニケーションをとったりとさまざまな活用法が挙げられます。

社外秘の情報を共有できる

社内のコミュニケーションサロンであれば、社外秘の情報を共有可能です。普段、部署内の情報しかなかなか確認できない場合においても、他部署の情報を共有できる機会です。それぞれの部署において、資料であったり過去の会議を録画したものであったりをサロン内でいつでも見られる状態にしておけば忙しい時でも常に情報交換が可能です。

特定の話題だけを話し合える場を設定できる

同じプロジェクトを進めているメンバーであったり、他部署であっても意見交換をしたい人であったりなど特定の話題だけを話し合える場を設定することができます。WEB上でのサロンとなるので、テレワークであったり、他の支店であったり普段なかなか会えない人とのコミュニケーションも可能です。

コミュニケーションサロンの魅力

企業にとって経営者や役員、社員の間でのコミュニケーションが重要です。しかし、同じ部署以外の人間とコミュニケーションをなかなかとれないケースがあるのではないでしょうか。しかし、会社が求めている人材をより理解することで評価が高まったり、社員一人ひとりの特徴をより活かせるような配属ができたりとさまざまなメリットがあります。

また、コミュニケーションサロン導入には社員の満足度があがることによって離職率が下がる大きなメリットがあります。つまり、コミュニケーションサロンは人材確保、人材育成、業務効率化、生産性の向上などさまざまなメリットが挙げられます。