Web社内報を強化するための制作会社の選び方

社内報の運用において、紙の社内報を完全にストップして、Web社内報に一本化する動きや、Web社内報をメインに据えた社内報の運用にシフトする会社が急速に増えてきています。
そこで、今回の記事では、Web社内報への一本化や、Web社内報を強化するために、社内報の制作会社の見直しを検討している社内報のご担当者に向けて、Web社内報の制作会社選び方や、Web社内報の制作会社を選ぶ際に注意するポイントなどをお伝えしてまいります。

加速する社内報のWeb活用と強化

社内報のツールの連携に関する代表的な課題に、「紙版とWeb版の効果的な連携」があります。この課題について、これまでの考え方は紙の社内報を軸にして、いかにWeb社内報を上手に、効果的に連携・連動させるかということが問われていました。
ところが昨今は、紙を軸にする社内報の運用から、Web社内報を軸にする運用へシフトさせる動きが加速しています。
そのなかには紙版の社内報をやめて、完全にWeb版にシフトさせるという会社もあり、その動きは、企業の経営環境の変化や、働く人たちの価値観、働き方の多様化、テクノロジーの進化、環境意識の高まり、コストの削減や抑制の要請などと相まって、ますます加速しています。

Web社内報の制作会社を探すときの注意点

そうしたなかで、社内報のご担当者の頭を悩ませることの一つに、これまでお取引していた、社内報の企画や制作をサポートしてくれる会社が、この動きに対応できなくなってきたために、新たな社内報の企画・制作会社を探さなければならないということがあります。

さらに、このような動きに対応している、社内報の企画や制作のサポートを担える新たな会社を探すにしても、何を基準に選べば良いのかがわからないといったことが、大きなお悩みとなってきています。

そこで、ここからはWeb社内報の制作会社を選ぶ基準についてお伝えします。
まず大切なことは、社内報のWeb制作に焦点をあてて考えるのではなく、あくまでも「社内報」のツールだという認識を持つことです。

つまり、Web社内報だと言っても、目的は社内コミュニケーションの活性化や従業員エンゲージメントの向上といった点は、紙の社内報もWeb社内報も同じですので、もしこのような点について、外部の協力や知見を活かしたいと考えられる場合は、Web制作のサポートのみならず、社内報の企画や運用のサポートを受けられる会社を選ぶ必要があります。

もちろん、社内コミュニケーションに関する課題の解決は、私たちのミッションであるため、外部の制作会社には一切委ねないという考え方もあると思いますので、そのような場合は、社内報の目的や目指す効果であったり、予算やご担当者の人数といったリソース、ご担当者のスキル、その他のご意向などをしっかり受け止めて、最善のサービスを提供してくれるWeb制作やWeb開発の会社を探すことが有効です。

Web社内報の制作や運用をサポートする主な会社

ここからはWeb社内報へ完全シフトする、あるいはWeb社内報に軸足を据えて、紙版とWeb版を連携させた運用へシフトするために、新たな社内報の企画や制作会社を選ぶポイントや選び方についてお伝えします。

① デザインを専門に支援する会社

いわゆる「デザイン会社」や「Web制作会社」と言われる会社がここに該当します。これらの会社は記事の内容をコンセプトやねらい、原稿の内容や性質をもとに、最適な見せ方をサポートしている会社です。
Web社内報にシフト、あるいは社内報の軸足をWebにシフトする際に気をつける点としては、デザイン会社の場合はWebデザインを行なっているかどうかという点。Web制作会社の場合は、社内報のような更新頻度の高いコラム型のWeb運用に適した対応が可能か否かという点が挙げられます。

② 開発や構築・運用を専門に支援する会社

これらの会社はWeb制作会社とは異なり、システムやアプリを開発する会社です。社内報をWebに完全シフトしたり、Webに軸足を移すにあたり、アプリでの運用を検討する場合は、Web開発の会社を探すことをおすすめします。
注意するポイントとしては、これらの会社は社内報の制作や運用を専門に行なっている業態ではないため、開発にあたって綿密なすり合わせや、明確な要件定義が必要となるため、この点をしっかりサポートしてくれる会社か否かを見極めることに加え、これらの点も含めて情報システム部門との連携が欠かせないといったことが挙げられます。

③ 社内SNSやアプリを提供する会社

これらの会社は通常②の会社が行なっています。②との違いは、②がお客さまごとにカスタマイズを前提としていることに対して、これらの会社は自社独自のアプリを開発して、提供・販売している点です。
これらの会社には誰もが知っている世界規模の会社や、社内報などのクローズなコミュニケーションに特化しているアプリを提供している会社などがあります。
ただ、開発されている社内SNSやアプリを社内報に使用する場合は通常、会社を選ぶというよりも、アプリの機能や性能を見て判断することになります。
あるいは、これらのツールはいわゆる市販品ですので、サブツールとして取り入れられる場合が多いのも特徴と言えます。

④ 社内報の企画からデザインまで支援する会社

社内報の企画や制作を専門の会社のサポートを得て行う場合は通常、④の会社とお取引することが最も多いと思います。
これらの会社は社内報制作や社内コミュニケーション、社内ブランディングのツールの企画、制作を専門にサポートしている点が特徴で、Web社内報においても、その知見を活かしたサイトづくりや運用をサポートしています。
ただし、これらの会社はWeb社内報に精通している会社から、そうではない会社までさまざまですので、社内報をWebへ完全なシフトする際や、Webに軸足を移して運用するにあたって、現在お取引している会社や、新たにお取引をする会社を探す際には、どの程度、Web社内報を理解しているのかという点を見る必要があります。

⑤ 社内報の戦略的な運用や活用を支援する会社

この領域を支援している会社は主に、社内報の制作や運用を長年にわたってサポートしている、専門的な知見を有している会社が多いと考えられます。
そのほか、広告代理店、ブランディングの専門企業、マーケティングの専門企業に加えて、経営コンサルティングを行なっている会社が、この領域でサービスを展開している場合もあります。
企業経営の環境が大きな変化や、社員の働き方や働く価値観の加速度的な変容を受けて、社内報の重要性がますます高まっていたり、役割としての範囲が広がり続けているなかで、社内報のWebへの完全なシフトや、Webを軸足とする運用を検討するにあたって、このような会社に相談されるお客様も多く見られるようになってきました。
これらの会社を選ぶ際の注意点は、ツール開発はもとより、日々の「記事づくり」という業務に対して、どこまでのサポートが可能なのかを確認する点が挙げられます。

まとめ

Web社内報の制作に関連する会社を項目に分けてお伝えしましたが、もちろん複数の項目を担っている会社もたくさんあります。
そうしたなかで最適な会社を選ぶためには、先にお伝えしました通り、Webか否かではなく、自社の社内報の発行目的を実現させるにあたって、自社内のリソースではクリアできない点が何なのか、どこにあるのかを見極めた上で、それらをしっかりサポートしてくれる会社を選ぶことが大切です。