社内報の制作会社の選び方

昨今、企業の経営環境が大きく変化したり、社内報のツールが多様化するなかで、お取引をされている社内報の制作会社を見直したり、変更したりといった動きが活発化してきています。

そこで、今回の記事では、社内報の制作会社の見直しや、最適な制作会社を探す方法についてお伝えして参ります。

ますます多様化する社内報ツール

社内報は10年以上前から、冊子版とWeb版を併用される会社が増えてきましたが、その多くが冊子版の社内報を軸に、Web社内報を運用するという方法を取られる会社がほとんどでした。

ところがコロナ禍を経て、働き方の多様化がますます活発化するなかで、多くの会社でWeb社内報を活性化させる必要性が高まってまいりました。

さらに、YouTubeやネットを利用したストリーミング配信など、オンラインで動画を視聴することが、ライフスタイルとして一般化したこともあり、社内報に動画を取り入れる会社も急速に増えて参りました。

社内報の制作会社を探すことは難しい？

このような社内報を取り巻く環境の変化も伴って、社内報の制作会社の見直しを急務とされる会社が増えてきています。

ところが、社内報は通常、同じ制作会社と長いお付き合いをされている場合が多く、急に社内報の制作会社を変えようとしても、最適な制作会社をどのように探せば良いのかがわからないといったお悩みをお持ちのご担当者も多いのではないかと思います。

実際に、りえぞん企画でもそのようなお客さまからのお問い合わせをいただく機会が少なくなく、それらのお問い合わせの本音の多くが、最適な制作会社を選びたいけれども、どのように選べば良いのか、あるいはどうやって探せば良いのかといったお悩みをお持ちです。

そういったお悩みをお持ちの際には、まずは社内報の制作会社を見直したり、変えたりする理由を明確にすることが大切です。

そこで、ここからは、社内報の制作会社を変えられたお客さまに伺ったことをご紹介し、それをもとに、社内報の最適な制作会社を選ぶ方法やポイントについてお伝えしてまいります。

社内報の制作会社を見直すタイミング

社内報の制作で制作会社を見直して、新しい制作会社に変えようとされているたくさんのお客さまから、制作会社を変える理由を伺ってまいりました。

制作会社を見直したり、新しい会社に変えようとされる理由は各社さまざまですし、期待されていることも、ご要望される内容も大きく異なるのですが、制作会社を変えよう考えられるきっかけは、いくつかに集約されます。

そのなかでも特に多い3つを挙げると、

①ずっと同じ会社と取引していたのでマンネリ化してきた

②組織や経営体制、経営方針が大きく刷新されたので

③いまの制作会社が要望することに対応していない

となります。

ずっと同じ会社と取引していたのでマンネリ化してきた

社内報の制作と一口に言っても、社内報の考え方や発行目的、編集の様式、運用の方針、取り扱っているツールの種類など、その考え方は多彩で企業ごとにさまざまな論点や課題をお持ちです。

また、ご相談される企業と同様、制作会社側においても、社内報に関する考え方や有りよう、社内報を活かす方法論などは大きく異なります。

こういった点を踏まえて、①のようなきっかけで制作会社を変えようとされる場合はまず、インターネットで社内報制作を行なっている制作会社を、少し多めにピックアップして、それぞれの会社に問い合わせをすることをおすすめします。

インターネットで見つけられる社内報の制作会社は、お問い合わせフォームを設けている場合が多く、そのフォームの質問欄に、社内法の制作会社を見直している旨と併せて、社内報に関する考え方や活かし方の質問をしたり、話を直接聞くことは可能か否かを記します。

そして、問い合わせフォームでの連絡に対して、速やかかつ希望通りに対応する制作会社に絞り、その制作会社がサポートしている会社の事例や実績を見たいと要望をして、実際にそれを目で見て比較し、期待が持てる制作会社に提案を依頼したり、より綿密に相談されることをおすすめします。

組織や経営体制、経営方針が大きく刷新されたので

続いて②の「組織や経営体制、経営方針が大きく刷新されたので」といったきっかけの場合について、この場合も①同じように、いくつかの制作会社に問い合わせをすることが大切です。

ただ、②の場合は社内報の制作会社を変えようと考える企業さま側で既に、どの方向に変えようとしているのかを、ある程度考えられていたり、定まっていたりしている点が①とは異なります。

つまり、①はマンネリ解消に向けて、現在お取引をしている社内報の制作会社とは異なる考え方や方法で取り組んでいる制作会社を探すこと、②は目指す方向に向けて最適な答えを提案したり、共に実行をしてくれる制作会社にシフトさせるという考え方で、制作会社を探すことが、社内報の制作会社を選ぶポイントとなります。

ですので、制作会社を変えるきっかけが②や②に近い場合は、社内報制作に対応している制作会社のお問い合わせフォームに、目指す方向性の概略の説明を記入し、まずはその方向に類似する他社の事例を見ながら相談したいという旨を添えて、お問い合わせをされることをおすすめします。

そして、相談の際にはきめ細かく、必要なことや要望したいことを多面的に質問し、期待や可能性を感じることができる制作会社を数社選んで、提案を依頼されることをおすすめします。

いまの制作会社が要望することに対応していない

最後に③の、「いまの制作会社が要望することに対応していない」についてお伝えします。

ちなみにここでお伝えする「要望」とは、お願いしてもちゃんと動いてくれないといったような、制作会社の姿勢や意欲の話ではなく、制作会社の規模やキャパシティのほか、取り扱っているツールの範囲についてのことを指しています。

もし、制作会社の怠慢にご不満をお持ちの方で③を選ばれた方は、③ではなく①の方法で、新たな制作会社を探されることをおすすめします。

話を戻しますが、実は最近、③を理由として社内報の制作会社を変えようとされるお客さまが著しく増えてきています。

そのなかでも特に多い理由が、冊子の社内報とWeb社内報をもっと上手に連携させたいといったことや、社内報の軸を冊子版からWeb社内報にシフトさせたいといったこと。

そのほか、動画の有効活用や社内報SNSの活用、社内報のアプリ化などのご要望も、急速に増えてきています。

また、内容面でも、社内報が取り扱う情報のバリエーションが広がったり、経営により近い情報を取り扱う頻度が増えたり、あるいはグローバル対応が急務となったりと、社内報を取り巻く環境や状況が加速度的に変化していることに、いかに速やかに、タイムリーに対応することが必要になってきています。

こういった状況に対して、社内報の制作会社のなかには、本来のサービスやサポート、事業内容と異なるために、対応できないとする会社もあります。

例えば、優れたデザインを強みとしている制作会社の場合は、「見せる」ことにはチカラを存分に発揮して、最良のサービスを提供できるけれども、ツールを連携させる有効な仕組みや運用については、そこに注力すると、本来の強みや価値を提供できないと考えたりします。

そういった場合は、ご担当者さまの要望が叶わないことのみならず、制作会社にとっても望ましい関係でのお取引が難しくなるため、双方のためにも制作会社を見直すことが最善策となります。

このように、③がきっかけで社内報の制作会社を見直す場合は、心情的にも苦しい部分が多く、個人的に悩まれることもあるかと思います。

まずは現在の制作会社に対応が可能かどうかを相談する

ですので、まずは現在お取引されている社内報の制作会社のご担当者に、要望とその理由や背景を率直に投げかけて相談し、制作会社側が対応が困難だと判断される場合はまず、その制作会社が信頼する対応可能と考えられる、他の制作会社がないかどうかを聞き、もしそういった会社に心当たりがあるとされた場合は、その制作会社に相談したい旨を持ちかけてみることをおすすめします。

一方で、ご要望されることへの対応が可能と考えられる制作会社の紹介が得られなかった場合は、②でお伝えした方法で、新たな社内報の制作会社を探されることをおすすめします。

まとめ

企業経営や働く人たちを取り巻く環境が大きく、加速度的に変化するなかで、当社でも最近、非常に多くの企業さまからお問い合わせをいただいています。

こういった状況を受けて、今回は社内報の制作会社を見直す際の、探し方や選び方についてお伝えしてまいりました。

ただ、現在は社内報の制作会社の見直しをご検討されていない方もいらっしゃると思います。

そのような場合でも、今回お伝えしたことをきっかけに、現在の社内報の内容や活用、運用について、現在はもちろん、会社の今後を見据えて、今まで着目しなかった課題がないかどうかを検討する必要性を感じたと思っていただけると嬉しく思います。