WEB社内報のメリットとは？運用のポイントや紙との違いを解説

新しい生活様式が浸透するにつれて、WEB社内報の立ち上げや移行のご相談をいただく機会が増えました。そこで、今回は、WEB社内報を検討中のご担当者さま向けに、紙社内報との違い、WEB社内報のメリットや導入や運用の注意点やポイントなどをまとめました。

WEB社内報とは

社内報は、社内の情報共有やコミュニケーションを促進するツールのひとつです。冊子やタブロイド紙のような形式で直接配布したり、壁新聞のように貼り出したりする紙媒体で制作する場合と、社内イントラネットや社外閲覧可能なWEB媒体で制作する場合の大きく2つの形式があります。

もともと紙媒体が主流でしたが、パソコンやスマートフォンの普及、インターネット環境の整備とともに「WEB社内報」を導入する企業も増えていきました。紙を完全に廃止する企業、紙とWEBを併用する企業と、導入の仕方はその企業の規模や事情、社内報の発行目的によりさまざまです。

ニューノーマル時代のWEB社内報導入の背景

私たちは社内報制作をお手伝いしていますが、特に2020年はWEB社内報の導入を検討される企業が増えたという印象があります。背景には、新型コロナウイルス感染症対策を機に、テレワーク（リモートワーク）やサテライトオフィス利用による、出社を前提としない働き方が日本でも増えてきたことがあります。感染症対策はもちろん、働き方改革推進や生産性向上につながる反面、社内コミュニケーションの課題を感じるという声が聞かれるようになりました。

そこで、WEB社内報を導入して、リモート環境におけるコミュニケーションや情報共有の課題を改善しようという動きが活発になってきたのです。

WEB社内報のメリット

では、次にWEB社内報のメリットとデメリットをご紹介します。社内報に限らず、WEB媒体そのもののメリット・特性とも言えます。

即時性

WEBの特徴であり、おそらくWEB社内報導入の大きな動機のひとつとなっているのが「即時性」です。印刷工程がない分、非常にスピーディに全社に情報を発信することができます。

双方向性

コメントやいいねボタン、投票などのリアクション機能があり、双方向コミュニケーションが可能です。

Web社内報のコメントやいいねボタン機能を活性化させるコンテンツのアイデアについては
こちらへ

情報のナレッジ化とその検索性

たまった記事などの情報は、ナレッジとしてはもちろん会社の歩みとして大きな財産となります。また、システムによる検索機能で、過去の情報にも容易にアクセスすることができます。

修正が容易

紙との大きな違いのひとつですが、公開後でも簡単に情報の修正・訂正が可能です。その分、紙と比べるとやや信頼性が欠けるという印象をもつ読者もいます。

情報量の制限がない・回遊性

紙のように用紙1枚の制限がないため、極端なことを言えば、情報量が非常に膨大でも、あるいは少なくても、コンテンツとして成立します。また、リンクによって関連する情報へ誘導でき、WEB社内報内の回遊や他のサイトの閲覧にもつながります。

動画などのリッチコンテンツの活用

WEBならではのコンテンツとして、動画を掲載することも可能です。

拡散性

拡散性もWEBの特性です。限定公開であれば範囲は当然社内にとどまるものの、メールや社内チャットを使えばコンテンツ単位での拡散が可能です。紙の場合、たとえばふせんを貼って回覧する・スキャンしてメール添付するなどの方法になってしまいます。

アクセス解析とデータに基づくコンテンツ改善

どのコンテンツが、いつ、どのくらい見られたかという閲覧数などを確認できるため、数値データに基づいたコンテンツ改善施策が行えます。

印刷コスト・郵送コスト・環境コストの削減

印刷コストはもちろん、支店等への郵送費の削減につながります。また、紙の廃棄がなくなるなど環境負荷低減にも寄与します。

WEB社内報のデメリット

閲覧環境が必要

たとえば工場勤務の従業員や出向者など閲覧環境が整っていない従業員が在籍している企業の場合、情報を受け取れる従業員が限定される可能性があります。

家族・OB・お取引先の閲覧ができなくなる

WEB社内報は一般的に社内からのアクセスのみに制限されることが多いです。OBやお取引先など従業員以外にも紙社内報を配布していた企業であれば、完全にWEBへの移行を検討する場合、社外への配布をどうするかも検討する必要があります。

プル（Pull）型メディア・アクセスを促す施策が必要

プル型とは、情報を受け取るためにユーザーが能動的にアクションを起こす必要のあるメディアのことです。WEB社内報を更新するだけでは読者が訪れることはなく、更新のお知らせやバナー通知など、積極的にアクセスを促さなくてはなりません。もちろん再訪したくなる魅力的なコンテンツや、いつでも最新記事が同じということのないよう更新頻度も重要です。

対して、プッシュ（Push）型はユーザーが受動的に情報を受け取れるメディアです。紙社内報であれば、一人ひとりに直接渡すことができます。

一覧性に欠ける

一覧性は紙媒体の大きな特性です。ページ全体を見渡したり、パラパラとめくって偶然目についた記事から読む、といった読み方はWEB上では難しくなります。

WEB社内報導入がおすすめの企業

ここまでのメリット・デメリットを踏まえて、一般的にWEB社内報が導入しやすいのはどのような企業でしょうか。

以下のような企業や目的であれば、WEB社内報の導入が容易だったり、WEB社内報のほうが目的に合致したりしています。もちろんご紹介した項目に当てはまらないからと言ってWEB社内報を導入できない・おすすめできないということではありません。WEB社内報の特性を生かしながら、デメリットを補う施策を同時に行うことで、より積極的な社内コミュニケーションを促進することができます。

WEB社内報導入と運営のポイント

最後に、WEB社内報を運営するためのポイントをご紹介します。WEBの特性をしっかりと理解し、また、WEB社内報を導入した目的達成のためには、紙社内報の運営とは異なる視点も必要になるということを認識しておきましょう。

アクセスを促すための更新頻度

WEBのメリットである「即時性」を生かすためにも、少しでも記事の更新頻度は高いほうが良いでしょう。これは、アクセスを促すきっかけにもなります。

そのためには、紙のように文章やコンテンツの質や精度にこだわりすぎず、スピードを優先させるという意識の変化も必要かもしれません。比較的容易に更新・修正できることがWEBの特性です。たとえば「コミュニケーション活性化」などのWEB社内報を導入した目的を念頭に、制作チームで運営の優先順位などについて共有しておくのも良いでしょう。

もちろん、企業によっては月1回の定期更新のほうがアクセスが多いなど、傾向があります。アクセス解析によって、数字が見えることもWEBならではのメリットです。WEB社内報のメリット・特性を生かして、自社にとって最適な更新頻度や更新日時を探していくことをおすすめします。

更新通知

お伝えしたとおり、WEB社内報はプル型メディアです。アクセスを促すための更新通知についてもさまざまな施策が必要になります。WEB社内報創刊のお知らせはもちろん、定期的に更新の告知をしていきましょう。

・社内メールマガジン
・業務掲示板・チャット・SNSなどでのお知らせ
・ポップアップ
・イントラネットのバナー変更
・登場した社員本人や上長などからの告知

広報からのお知らせだけでなく、登場いただいた社員やその周辺に協力してもらい告知をすることも、いつもとは違ったメンバーのアクセスにつながります。

魅力的なコンテンツ・読みやすいコンテンツ

これは紙のときと同じですが、読みやすい・読んでみたいと思わせるコンテンツも重要です。ただ、紙とは違いじっくり読むことには向いていないということを念頭に、今まで以上に見出しや画像で「目を引く」「見せる」などの構成の工夫も必要になってきます。逆に紙ではできなかった動画や動きのある施策によってコンテンツの幅も広がるはずです。ぜひ、いろいろチャレンジしてみてください。

記事更新担当者／アクセス解析担当者

WEB社内報になると、CMS（コンテンツマネジメントシステム）という機能で、社内で簡単に記事を更新できるシステムを導入する企業が多いです。そのため、これら記事の更新担当者についてもあらかじめ検討しておきましょう。

また、WEBならではの新たな業務としてアクセス解析が発生します。こちらも、これまでの運用体制のメンバーで対応可能かなども考えておきましょう。制作会社がより詳細な解析を担ってくれる場合もありますので、パートナーに問い合わせてみてもよいでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。WEB社内報の導入に興味がある、検討したいという方向けに、WEB社内報の基本をご紹介しました。ニューノーマル、新しい生活様式と私たちを取り巻く環境はめまぐるしく変化しています。そんな中、社内情報共有の在り方がいままで以上に重視されており、インナーコミュニケーションのためのWEB社内報への関心も高まっています。今回の記事が、みなさまの情報発信や社内コミュニケーションにお役立ていただけたら幸いです。

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