社内報コラム

社内報の担当者になったらまず知っておきたい社内報の制作プロセス

社内報の担当者になったらまず知っておきたい社内報の制作プロセス

今回の記事は、特にはじめて社内報制作の担当になった方に向けて社内報づくりのキホンのキ、社内報の制作プロセスをご説明します。分からないことや不安に感じることを少しでも減らして「社内報づくりが楽しい!」と感じてもらえるようにお伝いできればと考えています。

社内報制作の基本的な流れ

はじめての社内報づくりの不安は、業務の全体像が見えないことではないでしょうか。そこで、まずは全体の大きな流れをご紹介します。

一般的に、社内報づくりは次のような工程で進みます。

1.発行までの基本スケジュールを決める
  • 以下の工程に従って、制作のスタートから納品までのスケジュールを作成する
2.基本の台割を決める
  • 全体のページ数、コーナーのページ数を決める
3.企画を立てる
  • 特集やイレギュラーページの企画を立てる
  • 連載コーナーの次号のテーマの決定や取材先、原稿執筆の依頼先を決める
  • その他のページで新たな企画が必要な部分について企画を立てる

【関連記事】【事例紹介】仕事に役立つ社内報企画の成功事例

【関連記事】【Withコロナ時代の社内報】企画を考えるためのポイント

4.各コーナーのスケジュールを決める
  • 特集やコーナーごとに行う作業をそれぞれ個別に洗い出して基本の台割に記入する
  • 基本スケジュールをコーナーごとに分割する
  • 分割したスケジュールにそれぞれの作業の必要期間を考えながら仮予定として記入する
  • スケジュール全体を見渡して進め方にムリ・ムラ・ムダがないかを見直して調整する
5.デザインやレイアウトを作成して掲載要素を決める
  • 特集やイレギュラーコーナーの掲載要素を決める
  • 特集やイレギュラーコーナーのデザインを作成する
  • 新たにデザインを作成したページの文字数を割り出す
  • 連載コーナーに入れる要素を決める
6.取材や原稿執筆を依頼する
  • 3で決めた取材先や原稿執筆の依頼先に依頼を行う
  • 原稿を執筆していただく記事に写真が必要な場合は執筆と合わせて写真の依頼を行う
7.情報を集める
  • 社内報に掲載する社内の情報を集める
  • 記事の作成や編集に必要な情報を集める
  • 取材記事については取材対象者に企画の趣旨を取材前に伝えて必要な情報を予め得る
  • 集めた情報を整理する
8.スケジュールと基本の台割を調整する
  • 台割に情報の追記や変更点などの修正を行う
  • コーナーごとに分割して仮予定を入れていたスケジュールを改めて調整する
9.記事を作成する
  • 取材が必要な記事は取材を行う
  • 取材した情報をもとに原稿を執筆、推敲する
  • 執筆、推敲した取材原稿を取材対象者に送り、内容を確認していただき修正する
  • 自分自身で原稿を執筆する記事は執筆、推敲する
  • 原稿の執筆を依頼した記事は原稿を取り寄せる
  • 取り寄せた原稿を推敲する

【関連記事】【withコロナ時代の社内報】これからの取材・撮影の実践ポイント

10.原稿をデザインに配置する
  • 文字原稿や写真原稿、作図原稿などをデザインに配置する
  • 掲載した情報が正しい位置に配置されているかを確認する
  • 取材記事を掲載したページや依頼して作成した原稿を掲載したページの本人確認を得る
11.校正・校閲を行う
  • 原稿の文字や表記方法に間違いがないかを確認する
  • 掲載した情報に不備や誤りがないかを確認する
  • 文字の間違いや情報の不備、誤りを修正する
  • すべての確認を行い、変更や修正が済んだら校了させる
12.レイアウトデータの入稿・色校正を行う
  • 校了したデータを印刷会社に渡して色校正を出してもらう
  • デザインの配色、写真の色を確認する
  • その他、印刷会社に渡した校了データとの違いがないかを確認する
  • 不備や誤りのある箇所に補正指示を記入する
  • デザインやレイアウトなど校了する修正が必要な箇所は修正し、そのデータを印刷会社に渡す
  • 補正や修正が済んだ状態の校正紙(色校正紙または簡易色校正紙)を確認する
13.発行準備を行い完了する
  • 総発行部数、配送先と配送先ごとの部数を印刷会社に伝える
  • 借り受けていた資料や写真などを貸していただいた方に返却する
  • 編集で用いた資料を整理してストックする
  • 印刷会社から発行前の見本を受け取り、誤りがないかを確認する
  • 誤りが発覚した場合は速やかに上司などに報告して善後策を検討し対応する
  • 編集、制作におけるすべての業務や進め方について振り返りを行い改善策を立てる
  • 改善策を編集、制作、印刷などの関係者に伝えて協力を得る
  • すべての業務を完了させる

まとめ

もちろん、社内報制作の進め方は会社によって異なる部分もありますので、お伝えしている通りの流れをそのまま取り入れることが難しい場合もあるかと思います。これを基準に「私の会社の場合はそんなことしていないな」「ここは私の会社ではこうすれば良いな」ととらえていただくと良いのではないかと思います。あるいは「ここの進め方がウチとは違うけど、どうしてだろう?」「この部分はウチはこうしているけど変えた方が良いのかな?」といった疑問があれば、先輩や上司にその理由や意図などを聞いていただけると、さらに理解が進むのではないでしょうか。

この記事が、少しでもはじめての社内報づくりの不安解消にお役立ていただければ幸いです。

関連記事