【事例紹介】仕事に役立つ社内報企画の成功事例

もっと読まれて、もっと愛される社内報にするために、仕事の役に立つ社内報にしたいと考える方は多いのではないでしょうか。実際に私たちがお手伝いしているお客さまにも、社内報をリニューアルするきっかけとして、この点を重視される場合が非常に増えています。そこで今回は、「仕事に役立つ社内報」づくりに活かせる企画事例についてご紹介します。

社内報として考える仕事へのお役立ち

社内報は経営に関する情報や会社の新しい制度を伝えると同時に、さまざまな部門や部署、社員の仕事や活動を伝えるためのツールです。仕事に役立つ社内報にする場合でも、同時に社内の情報を伝えるという点をしっかり重視するのが望ましいと私たちは考えています。もちろん書籍や雑誌、Webで紹介されている情報を伝える方法もありますが、今回ご紹介するのは「社内のノウハウ」を共有することで、社内コミュニケーション活性化を図った事例です。

社内にあるノウハウを知る

社内のノウハウと言っても、全社に共有できるかどうかわからないという方もいるかもしれません。ポイントは、その部署の社員の方々が必ずできなければならない仕事のノウハウです。
たとえば社内報をつくっている部署のノウハウを考えてみましょう。社内報づくりで誰もができなければならないノウハウのひとつに、インタビューがあります。インタビューはテーマに沿って、人の話を広く深く聞くことが求められますが、この「テーマに沿って人の話を広く深く聞く」というノウハウは、営業や人事でも活用されるものですし、部下の話をしっかり聞くことが求められる主任や課長クラスの社員にも役立つものです。
そこで、広報はもちろん、営業としての「聞く」、人事としての「聞く」という、３つの部署の「聞く」ノウハウを掘り起こせば、これだけで非常に価値のある記事になるでしょう。広報、営業、人事がそれぞれの立場では気づかなかったノウハウとして共有しあえることはもちろん、部下のマネジメントにも役に立つ情報になる可能性が考えられます。

このように、部署ごとに求められるノウハウに着目して生み出された成功事例を、もう少しご紹介します。

工場のノウハウを共有

工場は外から見ると、誰もが一定のリズムとスピードで仕事をされているように見えます。実はここにこそたくさんの重要なノウハウが結集しているのです。工場は安全を最優先に、歩留まり率を最大化するために、一つひとつの細かな動作や工程間のロスを最小化するためのルールと仕組み、仕掛けが隠されているとも言える場所。時には作業をする人の目線の動きまで見ながら、どこに問題があるか分析を行い、常に改善改良が加えられているのです。
こうした日々の絶え間ない努力によって生まれたノウハウは、他の部署でも活かせるものが非常に多いのです。

そこに気づくと、「工場に聞く、業務効率向上のコツ」というテーマで、
・仕事の「ムリ・ムラ・ムダ」の見つけ方
・5S※の効果と実践方法
・仕事の動線の見直し方
など、工場の努力と工夫に満ちた取り組みやノウハウを全社に共有するという企画生み出されます。

※5S：「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字。

複数の部署のノウハウを共有

次に、さまざまな部署のノウハウを紹介した連載企画の事例をご紹介します。

この企画のポイントは、社員の誰もが知りたいという「ニーズ」に着目したこと。「業務品質の向上」に対して「すぐに使える」という二つのニーズに応えた成功事例です。注目したのは、どんな仕事も事前準備や段取りが大切ということ。そこで、さまざまな部署に事前準備や段取りを紹介してもらう「段取り名人の準備術」という連載コーナーを企画しました。意図は、業務品質の向上にすぐに役立てられる情報を共有することはもちろん、同時にさまざまな部署の仕事を理解し合う記事にすることでした。

実際にこのコーナーで紹介した例を３つご紹介します。

営業から学ぶ準備術

営業には新規のお客さまに初めてご挨拶に向かう際の準備と段取りに、他の部署の仕事にも役立つノウハウがありました。新しいお客さまの元へ向かう前に、そのお客さまの会社の状況や課題はもちろん、業界の動向など、お客さまの会社のありとあらゆる情報を入手し、相手の方を愛せるレベルまで知り、仕事を具合的に理解しておくということでした。そこで、営業からは、「信頼されるために相手のことをあらかじめ知る方法」をご紹介いただきました。

開発から学ぶ準備術

この会社では、顧客のビジネスをサポートする開発を行っていました。そこでは、資料の作成にあたって、まずは粗くても、できるだけ早く全体像や方向性が見られる状態にして相手に確認するということを行っていました。そうすることで、進捗確認や早期の修正につなげているとのことでした。そこで、開発からは、「未完成の状態で試してみる」というノウハウを、ご紹介いただきました。

経理から学ぶ準備術

経理の仕事は日々の経費を入力して集計をしてといったようなイメージですが、取り扱うのは会社のお金という絶対に間違ってはいけない重要な数字。そのために、間違いがないかを確認する方法や、間違ってもどこかで間違いが見つかる仕組みがたくさんあります。また、ミスが起こりかねない作業はあらかじめ、いつ、どのようなミスが起こるかを想定して、対策を立てていました。そこで、すぐに使える業務改善として、経理からは「ミスをあらかじめ想定する」ノウハウをご紹介いただきました。

このように、工場に限らずさまざまな部門や部署にある「できないと仕事にならないノウハウ」は、見方を変えることで他の部門や部署にも活かせることがたくさんあるのです。

まとめ

仕事の役に立つ社内報をつくる場合、さまざまな仕事に活きる情報を提供することが大切ですが、今回の記事でお伝えした通り、社内報の本来の役割である社内コミュニケーションの活性化という視点を取り入れた企画が立てられると、価値の幅が広い社内報にすることができると思います。そのためにも、社内報担当者としてはさまざまな部署でどのような人がどのような仕事をしているのかを知っておくことが非常に重要です。その上で、どんな部署の人にも共通する必要なノウハウが何かを考えながら、さらには、すぐに使えるといった「ニーズ」に応えることができると、その記事を読んだ社員の皆さまにきっと、社内報は「仕事に役立つ」ものだと認識されると思います。