読まれる社内報づくりのコツ!PDCAを回して次号につなげよう

読まれる社内報づくりのコツ!PDCAを回して次号につなげよう

読まれる社内報にするために、社内報を発行するたびにしっかりと振り返りを行って改善点を洗い出したり、改善策を立てたりしているのに、なかなか結果に結びつかずお悩みのご担当者も多いかと思います。そこで、今回は「読まれる社内報づくり」を目指して、日々奮闘されているご担当者さまにぜひ取り組んでいただきたい「PDCAの回し方」についてお伝えします。

「読まれる社内報」にするPDCAのポイントはたったひとつ

社内報は継続的に発行するツールですので、読まれる社内報にするためにはPDCAをしっかり回すことが大切です。ただ、PDCAをしっかり回していても、なかなか「読まれない社内報」から脱却できないとお悩みの方も多いかと思います。では、どのようにPDCAを回せば読まれる社内報にすることができるのでしょうか? それは、PDCAのなかに隠された、たったひとつのポイントに注目することです。

社内報のPDCAというと、皆さんは以下のように考えていらっしゃるのではないでしょうか。

社内報のPDCA

P(Plan:計画)

  • 発行目的や編集方針をもとに、年間の発行回数や特集のテーマ案、連載コーナーなどの企画を立てる
  • 文章の量や書き方、デザインなど、もっと読まれる社内報にするための検討を行い対策を立てる

これらを踏まえて、安定した発行のための進行計画などを考える

D(Do:実行)

  • 年間計画をもとに、1号ごとのスケジュール、特集の具体化、連載コーナーの内容を決める
  • 取材や原稿の執筆、デザインの作成、校正などの編集業務を行う

C(Check:評価)

  • 発行した社内報の内容や表現、スケジュール、業務内容について、問題や課題など今後に向けて改善すべき点を振り返る

A(Action:改善)

  • 改善点や課題を整理して次年度や次号の発行に向けた改善策を立てる

いかがでしょうか? 極めて合理的にPDCAが回されていて、まったく問題がないように見えませんか? ですが、このPDCAの回し方では「読まれる社内報」にするための重要なポイントを見落とす危険性があるのです

注目するのは「Check:評価」

「読まれる社内報」にするためのPDCAを回す重要なポイントは「C(評価)」、正確には「C(評価)の対象」です

C:発行した社内報の内容や表現、スケジュール、業務内容について、問題や課題など今後に向けて改善すべき点を振り返る

先ほどのC(評価)のどこが問題なのかと言うと、振り返っている対象が「D(行動)」だけになっている点です。本来、PDCAを回す上で「C(評価)」の対象とするべきなのは、「P(計画)」と「D(実行)」なのです。つまり直近に実施したこと(Do)だけではなく、その前段階の「検討や対策(Plan)」についても、発行ごとにしっかり振り返る必要があります。「P(計画)」についても振り返ることで、改善策(Action)を立てることができるようになります。

読まれる社内報にするために注目する「P」のポイント

  • 文章の量や書き方、デザインなど、もっと読まれる社内報にするための検討を行い対策を立てる
  • 安定した発行を行うための進行計画

ひとつめの「文章の量や書き方、デザインなど、もっと読まれる社内報にするための検討と対策」を振り返る(Check)ポイントは、実行(Do)したことがその対策や計画(Plan)に即していたのかどうか。また、そもそも検討と対策(Plan)が、「読まれる社内報」に合致した内容になっているか。さらに、振り返り(Check)の時点での会社の状況と改めて照らし合わせ、会社の方針や状況に応じて改めて見直しを図る必要があります。

ふたつめの「安定した発行を行うための進行計画」についても、実際に取り組んでみたことによって気づいた点を反映させ、次号の発行に向けた改善を検討する必要があります。

「読まれる社内報」にするためには、良かった点を意識する

「C(評価)」を行う際の注意点もあります。それは、「良かった点を見つける」ことです。問題や課題を洗い出そうとすると、なぜか「反省」のスタンスになり悪かった点に注目しがちです。また、言葉としても悪い点の指摘は具体的に表現しやすく、良かった点は具体的に表現することが難しくて抽象的になってしまいます。「仕事として具体的に示さないといけない」という意識にとらわれると、「読まれる社内報にする」という目的を忘れ、ついつい悪い点ばかりを集めてしまいがちです。

悪かった点を改善するという発想は、「マイナスをゼロ」にするという意識や思考になりがちです。「読まれない社内報」を是正するという意図だけなら問題ないのですが、「読まれる社内報にする」ための振り返りとしては不十分です。良かった点を洗い出すと、良かったことをより良くする、つまり「ゼロをプラスに」、「プラスをよりプラスに」する意識や思考が働くので、「読まれる社内報」へ前進させる発想を得ることができます

まとめ

今回は「読まれる社内報」にするためのPDCAの回し方や注意点、意識していただきたいことをお届けしました。ぜひ、振り返りをする際は意識的に「良かった点を見つける」という視点を持ってください。良かった点も良くなかった点も見つけて、少しでもたくさんの社員の皆さまに「読んで良かった」「読んで役に立った」「次号が楽しみ」と感じていただけるような社内報づくりを目指してください。

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