【コロナ時代の社内報】eメール社内報について導入メリットを紹介

新型コロナウイルスの感染状況への会社の対応、アフターコロナ／ウィズコロナなど今後の会社の方針や対策、トップの意思や意向など、社員に伝えるべき情報の量は平時と比較にならないくらい膨大にあります。

そのため、在宅勤務やリモートワークに取り組む社員の皆さまに、必要な情報や有益なメッセージを適時適切かつ高頻度で届けるための最適な媒体として「eメール社内報」が注目を集めています。

 

eメール社内報のメリット―紙とWebの弱点を補完する

eメール社内報のメリットには次のようなものがあげられます。

紙の社内報で発生するタイムラグも、eメール社内報ではタイムリーに配信することができます。また、Web社内報にある外部からは見ることができない問題や社員が見ようとしなければ伝わらない問題に対しても、外部閲覧が可能で、一人ひとりに届けることが可能です。こうしたことから、eメール社内報は今の状況に最適なツールのひとつとなっています。

掲載する情報と発行頻度

eメール社内報に掲載する情報は各社各様ではありますが、タテヨコナナメのすべての方向性のコミュニケーションに対応した内容で配信されています。また、形式は、HTML版ではなく通常のテキストメールで、下記テーマを定型化して配信、頻度は週に1〜2回ほどが一般的です。

紙の社内報やWeb社内報の情報収集にも活用

eメール社内報にはアンケートや情報の募集を行いやすい特徴もあります。情報収集には、インターネットのアンケートサービスを活用します。画像添付やスマホ対応も可能なサービスが多いため、社内報への意見だけではなく、在宅勤務やリモートワークでの工夫や業務の効率化への取り組み、部署内での連携策やコミュニケーション、外出自粛や抑制中の自宅での過ごし方など、さまざまな情報の収集を、写真の添付も含めて依頼できます。

今後の紙社内報やWEB社内報のネタ集めとしても有効で、社員の皆さまが参画しやすいため、社員と心の距離感が近い社内報づくりなどにも役立ちます。

クライシスマネジメントのナレッジ蓄積にも有効

eメール社内報によって発信する情報は、現時点の社内広報活動にとどまらず、これからの感染症に対するクライシスマネジメントのナレッジ蓄積にも有効です。このような状況のなかで、記録しておくべき情報は膨大になるとともに、落ち着いた段階で集約をしようとしても、すでに記憶から消えてしまっているといったことも起こりえます。

eメール社内報で情報を高頻度で配信しておくと、これらが記録としても残ります。

また、社史編纂などにおいても、社内報は重要な記録媒体ではありますが、紙の社内報やWeb版の社内報はいずれも、相当な編集を加えて情報を精査してしまいます。そのため、事実情報としては後世にしっかり残すことができますが、生の情報として残すことはできません。その点、eメール社内報は、まさに生の情報を迅速に届けるための方法ですので、この状況を乗り越えるための一連の流れと動きにおける、人の息づかいが感じられるような記録が残ります。

まとめ

在宅勤務やリモートワーク、ソーシャルディスタンス策がとられる職場環境では、これまでにはない孤独に近い状態です。その環境で、新型コロナウイルス感染の恐怖や不安と戦いながら、社員の皆さまは日々の業務に取り組んでおられます。そんな社員の皆さま一人ひとりに、トップの考えや仲間の創意工夫、思いや気持ちを届けられる唯一の手段が社内報であり、これこそが社内報が持つ潜在力だと思います。

さらに、社内報のご担当者は日頃から、結果がわかりづらい世界の中で、繰り返し答えを出し続ける「社内報づくり」という、クリエイティビティが求められる仕事をされています。そんな社内報のご担当者だからこそ持ち得るクリエイティビティを、今こそフルに発揮して、定期発行などといった過去に定めた方法や定型的な思考に縛られずに、社員の皆さまをサポートする最善、最適な方法をご検討いただき、ぜひチャレンジしてみてください。