社内報の担当者になったらまず知っておきたい社内報の制作プロセス

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今回の記事は社内報制作の基礎の基礎といった
初めて広報などの社内報を制作して発行する部署に配属されて
社内報制作の担当になった方に向けて
社内報づくりについて
わからないことや不安に感じることを少しでも減らして
「社内報づくりが楽しい!」と感じてもらえるように
お伝いできればなと考えています。

もちろん、すでに社内報の担当者として長く経験を積んでこられた方にも
ところどころにお役に立つ情報や、
業務の振り返りなどの気づきになるお話を織り交ぜていきますので、
ぜひまた最後まで読んでいただけると嬉しいです。

とは言え、社内報制作の業務は事務的なことから
クリエイティブなことまで
いろいろなスキルが求められるため
一度に全てをお伝えすることはできないことをご理解ください。

ですので、まずは全体の流れをお伝えして
今後、別の記事でそれらを詳しく、
あるいは噛み砕いたり、たとえ話を交えたりしながら
できる限りわかりやすくお伝えしていこうと思いますので、
今回の記事をはじめとして、
ぜひ、今後ご紹介していく記事にもお目通しいただけると嬉しいです。

さて、社内報の担当者として
これから社内報の制作に携わっていかれる方は今、
どんなお気持ちでしょうか?

きっと初めてのことなので、
上手に作れるかどうかとか、
発行日までにちゃんと仕事を終えることができるだろうかとか
いろんな不安があると思います。

そんな不安を全部なくしてしまう!
なんてことは難しいかとは思いますが、
やっぱり一番の不安は業務の全体像が見えないことかと思いますので、
そういった基本の「き」、社内報制作のイロハの「イ」を
何回かに分けてお伝えしていきます。

もちろん、社内報制作の進め方は会社によって異なる部分もありますので
お伝えしている通りの流れをそのまま取り入れることが難しいこともあるかと思いますが、
これからお伝えする流れは極々オーソドックスな社内報制作プロセスとなりますので、
これを基準に「私の会社の場合はそんなことしていないな」とか
「ここは私の会社ではこうすれば良いな」って感じで捉えていただいたり
あるいは
「ここの進め方がウチとは違うけど、どうしてだろう?」とか
「この部分はウチはこうしているけど変えた方が良いのかな?」
といった疑問について、先輩や上司にその理由や意図などを聞いていただけると
理解が進むのではと考えています。

はい、前置きが長くなってしまいましたが、
まずは超シンプルな全体の流れをお伝えします。

紙社内報制作プロセス
1.発行までの基本スケジュールを決める
2.基本の台割を決める(台割りとはページごとにテーマを書き出す一覧のこと)
3.企画を立てる
・特集やイレギュラーページの企画を立てる
・連載コーナーの次号のテーマの決定や取材先、原稿執筆の依頼先を決める
・その他のページで新たな企画が必要な部分について企画を立てる
4.校了までの各コーナーのスケジュールを決める
・特集やコーナーごとに行う作業をそれぞれ個別に洗い出して基本の台割に記入する
・基本スケジュールをコーナーごとに分割する
・分割したスケジュールにそれぞれの作業の必要期間を考えながら仮予定として記入する
・スケジュール全体を見渡して進め方にムリ・ムラ・ムダがないかを見直して調整する
5.デザインやレイアウトを作成して掲載要素を決める
・特集やイレギュラーコーナーの掲載要素を決める
・特集やイレギュラーコーナーのデザインを作成する
・新たにデザインを作成したページの文字数を割り出す
・連載コーナーに入れる要素を決める
6.取材や原稿執筆を依頼する
・3で決めた取材先や原稿執筆の依頼先に依頼を行う
・原稿を執筆していただく記事に写真が必要な場合は執筆と合わせて写真の依頼を行う
7.情報を集める
・社内報に掲載する社内の情報を集める
・記事の作成や編集に必要な情報を集める
・取材記事については取材対象者に企画の趣旨を取材前に伝えて必要な情報を予め得る
・集めた情報を整理する
8.スケジュールと基本の台割を調整する
・台割に情報の追記や変更点などの修正を行う
・コーナーごとに分割して仮予定を入れていたスケジュールを改めて調整する
9.記事を作成する
・取材が必要な記事は取材を行う
・取材した情報をもとに原稿を執筆、推敲する
・執筆、推敲した取材原稿を取材対象者に送り、内容を確認していただき修正する
・自分自身で原稿を執筆する記事は執筆、推敲する
・原稿の執筆を依頼した記事は原稿を取り寄せる
・取り寄せた原稿を推敲する
10.原稿をデザインに配置する
・文字原稿や写真原稿、作図原稿などをデザインに配置する
・掲載した情報が正しい位置に配置されているかを確認する
・取材記事を掲載したページや依頼して作成した原稿を掲載したページの本人確認を得る
11.校正・校閲を行う
・原稿の文字や表記方法に間違いがないかを確認する
・掲載した情報に不備や誤りがないかを確認する
・文字の間違いや情報の不備、誤りを修正する
・全ての確認を行い、変更や修正が済んだら校了させる
12.レイアウトデータの入稿・色校正を行う
・校了したデータを印刷会社に渡して色校正を上げてもらう
・デザインの配色、写真の色を確認する
・その他、印刷会社に渡した校了データとの違いがないかを確認する
・不備や誤り、違和感のある箇所に補正指示を記入する
・デザインやレイアウトなど、校了する前段階の作業に対して修正が必要な箇所は修正し、そのデータを印刷会社に渡す
・補正や修正が済んだ状態の校正紙(色校正紙または簡易色校正紙)を確認する
13.発行準備を行い完了する
・総発行部数、配送先と配送先ごとの部数を印刷会社に伝える
・借り受けていた資料や写真などを貸していただいた方に返却する
・編集で用いた資料を整理してストックする
・印刷会社から発行前の見本を受け取り、誤りがないかを確認する
・誤りが発覚した場合は速やかに上司などに報告して善後策を検討し対応する
・編集、制作における全ての業務や進め方について振り返りを行い改善策を立てる
・改善策を編集、制作、印刷などの関係者に伝えて協力を得る
・全ての業務を完了させる

今回は社内報の編集や制作の全体像と流れざっと書きましたが
わからない用語があったり、具体的にどのようにすれば良いかわからない箇所が
たくさんあったんじゃないかと思います。

それらについては今後お届けする記事の中で
詳しく、あるいはわかりやすく噛み砕きながらご紹介していきますので
ぜひまたご覧ください!

では!

  • 2019/10/07
  • Genre:社内広報ラボ